Los campos consolidados le permiten agregar valores de registros secundarios para un registro principal, lo que los hace especialmente útiles cuando intenta determinar los ingresos totales de una cuenta o la cantidad de actividades directamente vinculadas con los contactos.

La agregación se produce como un trabajo continuo del sistema que se ejecuta automáticamente en segundo plano y no se puede iniciar a pedido a través del flujo de trabajo o las reglas comerciales.

Los campos consolidados le permiten consolidar datos de varios registros en un área para mostrarlos en formularios, gráficos e informes. Al crear un campo acumulativo, deberá especificar su entidad de origen y cualquier entidad relacionada de la que deba agregar datos. Además, se pueden agregar filtros durante el proceso de agregación para limitar qué registros aparecen en el resumen; por ejemplo, mostrar solo aquellos registros con estados completos .

Los campos acumulativos también permiten a los usuarios calcularlos rápidamente bajo demanda desde la interfaz de usuario, lo que los hace ideales para determinar rápidamente los valores actuales de los campos acumulativos sin esperar una hora a que se ejecuten los trabajos del sistema. Por ejemplo, desplace el cursor sobre cualquier área dentro de un formulario y aparecerá el botón Recalcular para recalcular inmediatamente ese campo.

Los campos rollup pueden ayudar a su empresa a controlar varias métricas, como casos abiertos o ingresos generados

También son excelentes para generar informes, ya que ofrecen una instantánea sencilla de toda la información actual simultáneamente. Al crear un campo consolidado, debe especificar su entidad de origen y si desea incluir jerarquías en su cálculo. De forma predeterminada, se ejecutará un trabajo asíncrono del sistema cada hora para calcular este campo. Aún así, si es necesario, puede modificar esta frecuencia en el área trabajos del sistema cambiando el tiempo de recurrencia.

Los usuarios que pueden ver el valor de un campo consolidado dependen de los permisos establecidos para su entidad principal. Por ejemplo, necesitará acceso de escritura para crear el campo acumulativo; sin embargo, las entidades secundarias no requieren niveles similares de permisos. Por lo tanto, si crea uno en una entidad de actividad pero no tiene acceso de lectura para su registro de actividades asociado con un caso en curso, entonces se debe usar una regla de flujo de trabajo o comercial para actualizar este campo y actualizarlo regularmente.

Los campos consolidados en Dynamics ofrecen una característica de personalización invaluable, que le permite agregar valores de varios registros secundarios (entidades) en un registro principal eventual. Para crear un campo acumulativo en Dynamics CRM, inicie sesión como administrador del sistema o personalizador del sistema y vaya a Casos en el área de personalización. A continuación, haga clic en «Agregar nuevo campo» y seleccione Resumen para el tipo de campo. Una vez más, haga clic en el botón Editar para definir los detalles de la definición de su campo consolidado.

Aquí hay tres secciones: entidad de origen, entidad relacionada y agregación (con el registro predeterminado donde se creó el campo de resumen como entidad de origen); todos estos pueden ser alterados. Por ejemplo, puede agregar jerarquías y filtros en la sección Entidad relacionada. Al mismo tiempo, la agregación le permite definir cómo se agregaron los datos: elija entre las opciones disponibles.

Una vez que haya configurado su campo consolidado según sus requisitos, guárdelo y muéstrelo en un formulario, vista o gráfico. A partir de ahí, puede usar este nuevo campo como cualquier otro, incluyéndose en los objetivos o incluso como parte de un proceso de flujo de trabajo.

Los campos acumulativos vienen equipados con la limitación de actualizarse una vez por hora

Los campos calculados pueden proporcionar una alternativa a los campos consolidados al permitirle calcular valores de varios registros. Un flujo de Power Automate también se puede usar como un medio efectivo para crear campos de resumen más potentes y flexibles, superando las limitaciones presentes con la funcionalidad existente, como no poder hacer referencia a varias entidades al mismo tiempo, no actualizar automáticamente y solo mostrar 5 campos en cualquier momento.

Los campos de resumen (anteriormente Columnas de resumen) pueden ayudar cuando desea mostrar valores agregados de varios registros en Dynamics 365. Por ejemplo, es posible que su vicepresidente de ventas desee ver las estimaciones de ingresos estimados de las oportunidades abiertas directamente en cada formulario de cuenta.

Para crear un campo de resumen, navegue hasta la tabla donde desea agregar y elija Tipo de columna > Resumen. Especificar su Entidad de origen y si la Agregación de jerarquía debe estar habilitada permitirá cálculos precisos que consideren todos los registros secundarios asociados con un registro principal.

Recuerde, cuando utilice un campo de resumen, es posible que su valor no se actualice inmediatamente cuando se agreguen o editan nuevos registros o modificaciones. Sin embargo, si posee suficientes permisos, puede forzar un recálculo manual de su campo dentro de la interfaz de usuario.

Los campos consolidados no consideran más de 50.000 registros a la vez y puede configurar hasta 10 por entidad y 100 por organización. Sin embargo, no se puede usar un flujo de trabajo para desencadenar actualizaciones de campos consolidados; además, no pueden hacer referencia a otro campo calculado que utilice la función NOW().

Se diferencian de los campos calculados porque utilizan información agregada de las tablas BASE como fuente de datos de origen

Los campos calculados almacenan su información en tablas de base de datos separadas, mientras que los campos consolidados usan agregados naturales en su lugar. Los campos consolidados se recalculan automáticamente a intervalos regulares; de forma predeterminada, cada 12 horas después de su creación o modificación. Un trabajo de cálculo procesa todos los registros modificados desde su última ejecución para calcular el nuevo valor de cada campo consolidado; estos valores luego se cargan en las tablas BASE de las respectivas entidades con registros que muestran 0, 1 o 2, dependiendo de si los cálculos se realizaron sin problemas o si se produjeron errores.

Los campos acumulativos pueden proporcionar información crítica sobre los datos rápidamente. Sin embargo, tienen ciertos inconvenientes que deben tenerse en cuenta antes de crearlos y usarlos.

Al crear un campo de resumen, el primer paso debe ser identificar qué entidad debe incluirse como parte de su campo de resumen. A continuación, determine el tipo de datos de su elección antes de especificar su fórmula para la agregación.

Los campos consolidados brindan una manera fácil de agregar información de muchos registros individuales en un registro maestro

Por ejemplo, esto ayuda a contar los contactos asociados con una cuenta o los ingresos estimados de las oportunidades abiertas.

Los campos consolidados también le permiten emplear una jerarquía al calcular su valor eligiendo «Usar jerarquía» al crear nuevas áreas. Esto garantiza que se evalúen todos los registros relacionados, incluidos los que se han producido de esos registros relacionados. Por ejemplo, crear una entidad Cuenta y usar la Fecha de la última cita como su campo acumulativo evaluaría todas las citas completadas para todas las cuentas secundarias y cualquier descendiente que aún no estuviera relacionado a través de cuentas principales que no fueran secundarias de su registro de Cuenta.

Una consideración importante con los campos consolidados es que sus cálculos ocurren según un cronograma en lugar de en tiempo real, lo que podría presentar problemas si su ocupación requiere actualizaciones en tiempo real, como fechas u horas; por ejemplo, es posible que desee saber cuándo alguien presentó su último caso para poder ser proactivo al ofrecerles el servicio.

Los campos rollup también presentan ciertas restricciones: no se pueden usar en expresiones condicionales, flujos de trabajo o reglas comerciales, y su uso máximo por entidad y organización se establece en 10.